Zgodnie z zapisami kodeksu spółek handlowych prowadzenie księgi udziałów jest obowiązkiem przedsiębiorcy. Oczywiście tyczy się to działalności spółki z ograniczona odpowiedzialnością i nie ma znaczenia czy wspólnikami są osoby fizyczne czy prawne. Do księgi pisywane winny być dane takie jak imię i nazwisko lub nazwa podmiotu, a także adres, bądź adres siedziby. Ponadto niezbędny jest zapis o liczbie i wartości nominalnej udziałów.
Zawartość księgi udziałów
Jak sam nazwa wskazuje księga udziałów w spółce wzór to nie tylko spis wspólników, ale również szereg danych identyfikacyjnych wspólników począwszy od nazwy, imienia i nazwiska przez adres, ilość udziałów, ich wartość po takie dane jak zastaw, wykonywanie prawa głosu przez zastawnika. W księdze znaleźć się winny także jakiekolwiek zmiany tyczące się udziałowców i ich praw z posiadaniem udziałów związanych. Dla wielu przedsiębiorców prowadzenie księgi udziałów to jedynie przykry, jeden z wielu obowiązków. Jednak jak się okazuje w praktyce księga udziałów wzór ma też swoje plusy.
Bywa przydatna i funkcjonalna w działalności codziennej spółki. Przydać się może jako książka adresowa wspólników na przykład na potrzeby przesyłania zawiadomień o zwołaniu zgromadzenia wspólników. Księga winna zawierać jedynie aktualne dane adresowe za których wskazanie odpowiada nie tylko prowadzący ale również sam wspólnik. W momencie gdy nie zgłosił miny adresu doręczenie zawiadomienia na wskazany adres uznaje się za skuteczne, nawet jeśli wspólnik zmieniał adres w międzyczasie.
Zalety księgi udziałów
Poza wspomnianymi zaletą prowadzenia skrupulatnie księgi udziałów jest bieżący przegląd udziałów i danych wspólników. Można w ten sposób śledzić zmiany właścicielskie w obszarze udziałów na przestrzeni lat działalności spółki. Nie trzeba szukać w dokumentach, archiwach, bowiem księga udziałów zawiera wszystkie niezbędne dane pod ręką, w jednym miejscu. Wbrew pozorom nie jest ich w niej aż tak dużo. Na podstawie księgi udziałów można łatwo stwierdzić poprawność zwoływania zgromadzeń wspólników. W spółkach, w których często dochodzi do zmiany właścicieli udziałów to ważny element dokumentacji umożliwiający odtworzenie kolejności zachodzących zmian.
W przeciwieństwie do odpisów z KRS w księdze wpisywane są wszystkie zmiany nie tylko te dotyczące minimum 10% udziałów w kapitale zakładowym spółki jak bywa to w KRS. Do KRS zmiany zgłaszane są tylko te obligatoryjne, jakie wymusza na przedsiębiorcy kodeks, tymczasem księga udziałów stanowi archiwum zmian wszystkich jakie kiedykolwiek były w układzie właścicielskim wprowadzane, bez względu na to jak długo stan ten trwał, kiedy zmiany miały miejsce itp. Początkowo prowadzenie księgi wydaje się bezcelowe, po latach jednak łatwo można docenić wartość księgi udziałów.
Brak księgi udziałów – konsekwencje
Brak prowadzenia księgi udziałów pociąga za sobą konsekwencje prawne. Kara przewidziana za brak księgi ujęta została w przepisach karnych, a dokładniej w artykule 594 § 1 pkt 2) Kodeksu spółek handlowych. Ma on brzmienie: kto będąc członkiem zarządu spółki handlowej, wbrew obowiązkowi dopuszcza do tego, że zarząd nie prowadzi księgi udziałów zgodnie z przepisami art. 188 § 1, podlega grzywnie do 20 000 złotych.
Grzywnę tę uprawniony jest nałożyć sąd rejestrowy i tyczy się także likwidatorów spółki. Brak księgi uznaje się również za wyrządzenie szkody spółce, a co za tym idzie za zaniechanie członków zarządu. Weryfikacją księgi zajmować się winien zarząd spółki, powinien on dbać o poprawność danych, ich aktualizację i należyte przechowywanie. Z uwagi za obarczenie odpowiedzialnością wobec spółki zarząd winien dbać o księgę we własnym interesie, nie tylko interesie spółki.